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味の素株式会社様

味の素株式会社様

NECのIPテレフォニーシステムを導入し
人事異動に伴うデータ変更の自動化を実現

業種製造業業務人事・総務
製品UNIVERGE製品(LAN/IPテレフォニー)ソリューション・サービス企業ネットワーク/コミュニケーション

導入前の課題

機能面でも運用管理面でも従来システムに不満

味の素株式会社 情報企画部 専任部長 益田 瑞文 氏味の素株式会社
情報企画部
専任部長 益田 瑞文 氏

1909年に発売した世界初のうま味調味料をそのまま社名とする味の素株式会社様(以下、味の素様)は、創業以来培ってきたアミノ酸技術を基盤に、「食」「バイオ・ファイン」「医薬・健康」の3分野で事業を展開。さらに各分野の相乗効果によって新たなビジネス領域にも足を踏み出しています。
同社では、業務コミュニケーションを支える電話システムについて、運用効率化や利用現場の利便性向上を図るべく、2005年にはIPテレフォニー環境を導入しました。
しかしながら、想定していた機能が実際には利用できなかったり、電話端末の操作性に現場から不満が出たりするなど、期待通りの成果を得ることはできませんでした。
しかも、運用管理上の負担が大きな課題となっていた人事異動に伴う電話システムのデータ変更についても、作業フローが改善されることはありませんでした。「以前は、異動に関する申請書を社員に提出してもらい、その内容をチェックしてからデータ入力しシステムに流し込むという、紙と人手による作業を行っていました」と、情報企画部 専任部長の益田瑞文氏は説明します。特に、毎年7月1日に実施される定期の人事異動では、約700名分のデータ変更を一気に行わなければならず、そのために膨大な工数とコスト負担を余儀なくされていました。

導入の経緯

NECからの提案でデータ変更作業の自動化に光明

味の素株式会社 総務・リスク管理部 専任課長 住川 召多 氏味の素株式会社
総務・リスク管理部
専任課長 住川 召多 氏

IPテレフォニーシステムの更新時期が近づき、「場合によっては一世代前のアナログ交換機に戻すことも選択肢に入れて検討しました」(益田氏)という次期システムには、既存ベンダーとの徹底比較を経て、NECから提案を受けたコミュニケーションサーバ「UNIVERGE SV8500」をコアとするIPテレフォニーシステムを最終的に選定しました。
採用を決める大きなポイントとなったのは、統合運用管理ツール「UNIVERGE MA4000」でした。この装置は、業務アプリケーションとの連携により人事異動に伴う内線の登録・編集・削除などコミュニケーションサーバのデータ変更・管理を効率化するものです。益田氏は、「私どもが目指す“運用管理負荷の大幅軽減”を実現できる可能性を感じました」と評します。
また、総務・リスク管理部 専任課長の住川召多氏は、「保留・転送をはじめとした電話端末の操作性もよく、業務現場の不満を解消してくれると思いました」と話します。

新規開発の人事データ入力システムとUNIVERGE MA4000を連携

NRIシステムテクノ株式会社 下笠 浩孝 氏NRIシステムテクノ株式会社
下笠 浩孝 氏

システム導入フェーズでは、味の素様の関係会社でシステム全般の運用管理を担当しているNRIシステムテクノ株式会社様(以下、NRIシステムテクノ様)とNECが密に連携を取り、人事異動時のデータ変更を自動化する仕組みを作り上げていきました。
NRIシステムテクノ の下笠浩孝氏は、「交換機の設定情報変更の自動化は運用コスト削減に直結するものなので、NECに対しても妥協することなく機能の追加・改善を求めました」と語ります。
そしてNRIシステムテクノ様は、人事システムの情報を自動的に取り込み、かつ、エンドユーザーがPCから人事異動時のデータ変更申請を行えるWebベースの「IP電話管理システム」を新規に開発。一方でNECは、同システムから「UNIVERGE MA4000」にCSV形式で申請データを自動的に取り込み、「UNIVERGE SV8500」への反映も高速で行える機能を追加して、味の素様も満足する自動化のフローを完成させました。
益田氏は、「当社のルールに則した仕組みを構築したいという希望に対して、NECは製品の能力を100%引き出すべく努力してくれました。メーカー兼システムインテグレーターであるNECの柔軟な対応が、今回のプロジェクトにおいて大きな鍵になったと思っています」と振り返ります。

図版

導入後の成果

新システム稼働後初の大規模異動も問題なくクリア

新しいIPテレフォニーシステムは、2013年8月から本社オフィスで運用が開始された後、他拠点への展開――既存の電話システムから本社に設置した「UNIVERGE SV8500」による一元管理への移行が進められています。
現場では、IP多機能電話機やソフトフォン、通信キャリアのサービスと連動させたFMC(*)など業務スタイルに応じた最適な端末と、新たに導入されたボイスメール(NECのIP対応ユニファイドメッセージングシステム「UnifiedStar i」)が活用されています。
住川氏は、「日本のオフィス文化にマッチしたNECのIPテレフォニーシステムは使いやすく、エンドユーザーからも高い評価が返ってきています。特に、デスクワーク部門ではソフトフォンによるクリック・ツー・コール機能が非常に好評です」と語ります。また、ボイスメールについて、「今後ワークスタイルが大きく変わっていく中で、電話を受けられない場合に、どこからでも相手の声でメッセージを聞くことができるのは非常に有効です」と付け加えます。益田氏も、「新システムの導入によって、ほぼ完全なコールフローが出来上がり、電話コミュニケーションの柔軟性が向上しました」と話します。
他方、人事異動時のデータ変更は、特殊な設定が必要なケースを除いた8~9割の件数が自動化され、運用コストも大幅な削減につながりました。各部署の事務担当者が利用する「IP電話管理システム」の画面は、従来の申請書の書式をイメージして直感的に操作できるような作りになっており、紙への記入に代わる申請データ入力もスムーズに行われています。2014年7月1日の定期異動も「多少の混乱は覚悟していたのですが、特に問題が起こることもなくクリアできました」(下笠氏)。

グループ企業を含め国内音声網の一元集約を目指す

味の素様では、今回のシステム導入にあたって、業務現場での電話利用の実態をリサーチしたうえで、電話端末の機能ボタン配置(ファンクションキーの機能割り当て)などに十分な配慮を施し、操作性の向上を図りました。これには、「今後の全社的な展開を目指して、端末操作にも共通性を持たせていこうという狙いも込められています」と、住川氏は説明します。
運用開始から約1年で展開先は全国14拠点・約2000端末となっています。益田氏は、「関連会社の拠点まで視野に入れれば端末は1万台規模になるでしょう。ゆくゆくは味の素グループの国内の音声通信網を新システムに集約できればと考えています」と、さらなる高みを目指しています。

*FMC:Fixed Mobile Convergence

NEC担当スタッフの声

お客様の高度なニーズに応え追加機能を開発

NECエンジニアリング株式会社 第一システムソリューション事業部 第一アプリケーション開発部 マネージャー 坂元 宏NECエンジニアリング株式会社
第一システムソリューション事業部
第一アプリケーション開発部
マネージャー 坂元 宏

今回のプロジェクトでは、「UNIVERGE MA4000」に関して、味の素様およびNRIシステムテクノ様のご要望にお応えするための機能開発を担当しました。
お客様は従来、人事異動に伴う電話システムのデータ変更作業を、業務への影響を避けるため、業務時間外に作業されていました。
そのため大規模な人事異動が発生すると、限られた時間で大量のデータ変更を行う必要がありました。この作業はスピードと品質が求められ、お客様にとって大きな負担になっていました。
そこで「UNIVERGE MA4000」にてお客様システム、「UNIVERGE SV8500」と高速に連携する自動化機能を開発しました。
これにより大規模な人事異動の際もお客様の業務に影響を及ぼすことなく、データ変更作業を完了することができました。
人事異動時のデータ変更作業を自動化できる機能は他社よりも先行していると自負していますが、お客様からは更なる機能強化を期待されています。
今回のプロジェクトではNECグループが一体となり、提案から構築に至る様々な困難を乗り越えることができました。
このようなプロジェクトチームによる努力の結果、お客様に喜んでいただける製品を提供できたことを嬉しく思っています。
今後もお客様の期待に応え、より多くの方に「UNIVERGE MA4000」を活用していただき、お客様の事業に貢献していきたいと思います。

お客様プロフィール

味の素株式会社

本社所在地 東京都中央区京橋一丁目15番1号 味の素株式会社 様
設立 1925年12月17日(創業 1909年5月20日)
資本金 798億6300万円
売上高 9913億円(2013年度連結)
従業員数 単体3398名 連結2万7579名 (2014年3月31日現在)
事業内容 アミノ酸技術を核とした調味料、加工食品、冷凍食品、甘味料、化成品、医薬品、医薬用・食品用アミノ酸等の製造および販売。商品を販売する国・地域は130を超えている
U R L http://www.ajinomoto.com/

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(2014年09月19日)

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